Geen keuzemenu, wel een puzzel
Bij Claude kies je zelf je plan. Bots je op een limiet, dan upgrade je met één klik. Bij Copilot gaat dat anders. Copilot hangt aan de Microsoft 365 licentie van je bedrijf. Wie beslist er dan? Meestal IT of aankoop, niet jij. En het komt er vaak afdeling per afdeling, niet voor iedereen tegelijk. De kunst is hier dus niet kiezen. De kunst is uitzoeken wat je al hebt, en precies weten wat je vraagt als dat niet genoeg is.
De opties, ontcijferd
- Microsoft 365 Copilot Chat. Gratis, en het zit al in je account als je een geschikt werkaccount hebt. Je krijgt een chat met toegang tot het web en bronvermelding, Copilot in een paar apps, en je gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Beste voor: gewone vragen en teksten opstellen, zoals je de chat van Claude zou gebruiken. De meeste mensen hebben dit al, zonder het te weten.
- Microsoft 365 Copilot (de betaalde uitbreiding). Voor grote bedrijven kost die ongeveer 30 dollar per gebruiker per maand, met een jaarcontract. Voor kmo's is er de Copilot Business-uitbreiding: 18 dollar per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Dat is een promotieprijs voor abonnementen afgesloten tot 31 december 2026. Daarna wordt het 21 dollar. Bundels met Microsoft 365 Business Standard of Business Premium kosten tussen 23,50 en 32 dollar. Wat krijg je daarvoor? Copilot zit dan rechtstreeks in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Je krijgt Work IQ erbij, dat meeleest met je mails, bestanden en vergaderingen. En je krijgt kant-en-klare agents zoals Researcher, Analyst en Facilitator. Beste voor: wie de hele dag in Office apps zit en wil dat Copilot werkt op het echte document of de echte mailbox, niet alleen vragen erover beantwoordt.
- Copilot Studio. Hiermee bouw je zelf agents en automatiseringen bovenop Copilot. Het wordt apart geprijsd, op basis van capaciteit. Dit is terrein van IT, niet van jou: je vraagt het aan via een project, niet via een abonnement. Beste voor: een team dat een herbruikbare workflow met Copilot wil bouwen (een intakeformulier, een rapportgenerator), zodat het niet telkens bij losse chats blijft.
- De gratis Copilot op copilot.microsoft.com of in Windows is een totaal ander product. Die ziet je werkbestanden, mailbox en agenda niet. En de databescherming van je bedrijf geldt er niet. Beste voor: privégebruik, buiten het werk. Haal de twee niet door elkaar, en plak er niets van je werk in.
Moet je kiezen tussen die niveaus? Nee. Een team kan de volledige betaalde uitbreiding hebben voor het dagelijkse werk, en daarnaast een apart Copilot Studio project draaien voor één specifieke workflow. Ze worden apart gefactureerd en beheerd, maar een bedrijf kan ze perfect allebei hebben.
Zo zie je welke je hebt
- Zie je het Copilot icoontje in Teams of op copilot.cloud.microsoft, en nergens anders? Dan heb je Chat.
- Duikt er een Copilot paneel op in Word, Excel of Outlook terwijl je werkt? Dan heb je de volledige uitbreiding.
- Is Copilot nergens te bespeuren? Dan staat het misschien nog niet aan voor jouw team, of komt het er nog aan volgens een planning die jij niet kent.
Wat doe je daarmee?
Weet je waar je staat? Dan hangt je volgende stap af van welke van deze drie situaties de jouwe is.
Je hebt Copilot Chat, en dat volstaat niet. Je botst op de grenzen, omdat je Copilot in een specifiek document wil laten werken. Of omdat je wil dat het rechtstreeks je agenda en mailbox leest, en niet alleen algemene vragen beantwoordt. Stap dan naar IT of aankoop en vraag heel gericht: is de volledige Microsoft 365 Copilot uitbreiding gelicenseerd voor mijn team? En zo niet, hoe ziet het traject voor een business case eruit? Noem de functie die je mist, zoals een Copilot paneel in Word of Work IQ dat meeleest in je mailbox. Zo krijg je sneller een concreet antwoord dan met "kan mijn Copilot geüpgraded worden?"
Je hebt de volledige uitbreiding, en je botst steeds op de grenzen van wat chat kan. Wil je dat dezelfde Copilot taak vanzelf draait, op een schema of na een bepaalde gebeurtenis, zonder dat je ze telkens zelf typt? Dan is dat een gesprek over Copilot Studio, geen licentie-upgrade. Breng het bij IT als vraag naar workflow-automatisering, niet als persoonlijke wens. Copilot Studio projecten bouwt en beheert meestal IT of een specifiek team. Ze worden niet per persoon gelicenseerd.
Er is helemaal niets te vinden. Ga er niet meteen van uit dat je iets nieuws nodig hebt. Vraag eerst aan IT of je leidinggevende of Copilot al gelicenseerd is voor jouw rol. Veel bedrijven rollen het stap voor stap uit, per afdeling. "Nog niet" is dus een heel gewoon antwoord. Vraag het over een paar maanden gewoon opnieuw. Ze zijn je heus niet vergeten.
In alle drie de situaties werkt een concrete vraag beter dan een vage. Neem de eerste. Schrijf IT niet "kan mijn Copilot geüpgraded worden?", maar iets als: "Ik wil Copilot rechtstreeks in Word gebruiken om teksten op te stellen en na te lezen. En ik wil dat het mijn agenda leest, zodat het me kan briefen voor vergaderingen. Is de volledige Microsoft 365 Copilot uitbreiding gelicenseerd voor mijn team? En zo niet, hoe vraag ik ze aan?" Daar kan IT in één mail op antwoorden. Ze checken de licentie voor precies de functie die je noemt, en moeten niet raden wat jij met "geüpgraded" bedoelt. Hetzelfde geldt voor de andere twee situaties. Noem je de exacte automatisering die je wil ("dit wekelijks laten draaien zonder dat ik het zelf typ"), dan kom je sneller bij Copilot Studio uit dan met "kan Copilot meer doen?" En vind je niets, noem dan je rol en je team. Dat levert een sneller en concreter antwoord op dan een algemeen "komt Copilot er nog aan?"
Probeer het
Open Teams of copilot.cloud.microsoft en zoek Copilot. Open daarna een Word document of een Excel blad, en kijk of er ook daar een Copilot paneel verschijnt. Wat je vindt, vertelt je meteen welke versie je hebt, en welke van de drie situaties hierboven de jouwe is.