Alles samen: playbooks voor je werk

Laatste les. Tijd voor een ereronde.

Elke les hiervoor leerde je één beweging. Een prompt schrijven. ChatGPT context geven. Het juiste thinking level kiezen. Een taak aan Work geven. Een klus inplannen. Allemaal nuttig. Maar echt werk bestaat bijna nooit uit één beweging. Echt werk is een reeks: je verzamelt het materiaal, je geeft het vorm, je checkt het, en je maakt er het ding van waar iemand eigenlijk om vroeg.

In deze les worden losse bewegingen vaste combinaties. Combinaties die je volgende week gewoon opnieuw speelt, zonder na te denken. Zo'n vaste combinatie noemen we een playbook. Aan het einde heb je er vier om over te nemen, plus een methode om je eigen te schrijven.

Wat is een playbook eigenlijk?

Een playbook is een recept dat je steeds opnieuw draait: vaste stappen die een gekende input omzetten in een gekende output. Elke keer op dezelfde manier.

Het woord dat telt, is herhaalbaar. "Vat dit contract samen" is een taak. Dit is een playbook: "Telkens er een nieuw leverancierscontract binnenkomt: haal de partijen, de looptijd, de betalingsvoorwaarden en de opzegclausules eruit. Markeer wat afwijkt van onze standaard. Schrijf een nota van één pagina voor legal." Het eerste typ je één keer. Het tweede draai je jarenlang.

Elk playbook heeft dezelfde vijf onderdelen:

1. Een trigger. De input die het start: een nieuw contract, maandagochtend, een mail van een klant, een vergadering die net gedaan is.
2. De stappen, in volgorde. Verzamelen, vormgeven, opleveren.
3. Eén controlepunt voor een mens. Op de stap waar een fout iets zou kosten.
4. Een afgewerkte output. Een document, een deck, een Site, een bericht, een tabel. Geen "paar gedachten".
5. Een thuis. De plek waar de instructies en het materiaal wonen, zodat de volgende run meteen gebrieft start.

Wat verandert er in je hoofd? Je stelt ChatGPT niet langer een vraag. Je laat het door een klus lopen. Zie je je werk als een reeks recepten, en niet als een berg losse vragen, dan gaat alles sneller. Je hoeft de stappen niet elke keer opnieuw uit te vinden.

Maar waarom zou je het opschrijven, als je de stappen toch al kent? Om drie redenen. Consistentie: de output ziet er elke week hetzelfde uit, dus mensen gaan erop vertrouwen. Delen: een collega kan jouw playbook draaien terwijl jij op vakantie bent. Verbeteren: een opgeschreven recept kan je bijstellen. Een gewoonte in je hoofd dwaalt gewoon af. Denk aan een goede restaurantkeuken. De chef vindt de saus niet elke avond opnieuw uit. Er hangt een receptkaart, en die wordt beter telkens iemand ziet wat beter kan.

Je gereedschapskist, eindelijk compleet

Hier staat elke tool uit het traject, volgens de rol die ze in een playbook speelt:

• Pages en writing blocks (2.4): hier krijgt een tekst vorm en deel je hem.
• Prompts (Deel 3): de instructies voor elke stap. Het recept: doel, context, vorm, grenzen.
• Context en memory (2.5, 4.1): houden elke stap juist. De juiste bestanden, een opgeruimd window, een eerlijke memory.
• Thinking levels en onderzoek (2.3): voor stappen die diepgang vragen. Een analyse, een vergelijking, een rapport met bronnen.
• Projecten (4.3): het thuis. Bestanden, instructies en geschiedenis liggen klaar voor elke run.
• Skills (4.2): verpakken een stap die je elke keer op dezelfde manier doet.
• Apps (4.5): brengen actuele input binnen en sturen resultaten naar buiten. Mail, agenda, schijf, Slack, CRM.
• Work (4.4): draait klussen in meerdere stappen en levert bestanden af.
• Afbeeldingen, slides en Sites (5.2): maken van resultaten iets waar mensen naar kijken.
• Codex (5.1): voor de playbooks die code nodig hebben.
• Geplande en door events gestarte taken (5.3): starten het playbook zonder jou.

Moet je die allemaal in elk playbook stoppen? Nee. De meeste goede playbooks gebruiken er drie of vier.

Welke tool hoort bij welke stap? Een snelle vuistregel. Verzamelt de stap iets? Denk aan apps, bestanden en onderzoek. Geeft ze iets vorm? Denk aan prompts, skills en het juiste thinking level. Levert ze iets op? Denk aan Work, slides, Sites of Codex. Start ze het geheel? Denk aan geplande of door events gestarte taken. En het thuis is bijna altijd een project.

Vier playbooks om over te nemen

1. Van onderzoek naar rapport

Trigger: je baas of een klant stelt een vraag die een echt antwoord verdient. Output: een briefing van twee pagina's, met bronnen.

1. Maak een project voor het onderwerp en start daarin een deep research met een scherpe briefing: de vraag, het publiek, de periode, en welke bronnen voorrang krijgen.
2. Lees het rapport. Controlepunt: open de drie bronnen waar de conclusie het zwaarst op leunt. Zeggen ze echt wat het rapport beweert?
3. Laat ChatGPT er een briefing van twee pagina's van maken voor het publiek, met bovenaan een samenvatting van één alinea.
4. Moet je het presenteren? Geef de briefing aan Work voor vijf slides.

Klim ermee: bewaar de onderzoeksbriefing als skill ("onderzoeksbriefing voor het management"). De volgende keer typ je alleen nog de vraag. Volg je een onderwerp het hele jaar? Dan kan een maandelijkse geplande taak een lichtere versie draaien en je melden wat er veranderd is.

2. Van inbox naar acties

Trigger: elke werkdag 's ochtends, of elke nieuwe mail van een belangrijke klant. Output: een kort lijstje van wat vandaag moet gebeuren, met concepten.

1. Een geplande taak om 8 uur (of een event-trigger op de mails van die klant) leest je inbox via de mail-app.
2. Ze sorteert: vandaag antwoorden, deze week antwoorden, alleen ter info.
3. Voor de mails die vandaag een antwoord nodig hebben, schrijft ze korte antwoorden in jouw toon.
4. Controlepunt: jij leest elk concept. Niets vertrekt zonder jou.

Waarom werkt dit? Het saaie deel, lezen en sorteren, is al gebeurd voor jij aan je bureau zit. Je aandacht gaat alleen naar de antwoorden die ertoe doen. Laat de mail-app wel op Always ask staan. Dan kan een concept nooit uit zichzelf vertrekken.

3. Van data naar deck

Trigger: de maandelijkse export komt binnen. Output: een update van vijf slides in je template.

1. Voeg de nieuwe export toe aan een project met het deck van vorige maand en je huisstijlgids.
2. Vraag eerst de analyse: welke drie veranderingen doen ertoe? Laat de berekening erbij zetten (les 3.4).
3. Controlepunt: check elk cijfer tegen de export. Een grafiek ziet er ook juist uit als ze fout is.
4. Vraag Work om vijf slides in dezelfde stijl als vorige maand. Openen met wat er veranderde en wat je aanraadt.

Variant: willen mensen de cijfers in de loop van de maand zelf checken? Maak dan een Site, geen deck. Zelfde analyse, maar als dashboard, alleen gedeeld met het team.

4. Van vergadering naar opvolging

Trigger: een vergadering is net gedaan. Output: notities, eigenaars en conceptmails voor de opvolging, plus een herinnering die de voortgang checkt.

1. Plak of upload de notities of het transcript in het project van de vergadering.
2. Een skill haalt er de beslissingen, de acties met eigenaar en datum, en de open vragen uit. In jullie vaste vorm.
3. Vraag een korte opvolgmail aan de deelnemers. Controlepunt: jij leest de mail en verstuurt ze zelf.
4. Vraag ChatGPT om een check-in in te plannen: "Herinner me binnen een week aan de acties die dan vervallen, en vraag me hoe het ermee staat."

Waarom werkt dit? De meeste vergaderingen lopen mis na de vergadering, niet tijdens. Met dit playbook kost de opvolging twee minuten, geen half uur. Dus gebeurt ze ook echt.

Zo bouw je je eigen playbook

Kies een klus die je minstens één keer per maand doet, die echt tijd kost, en waarvan je duidelijk weet wanneer ze af is. Beantwoord dan vijf vragen:

1. Wat start het? De trigger. Wees precies: "een nieuw contract in deze map", niet "contracten".
2. Wanneer is het af? De output, zo concreet dat iemand anders het kan nakijken.
3. Wat zijn de stappen? Schrijf ze op zoals je ze aan een nieuwe collega zou uitleggen. Drie tot zes is ruim voldoende.
4. Waar kan het mislopen? Daar komt je controlepunt. Meestal is dat vlak voor iets de deur uitgaat, of waar een cijfer bepaald wordt.
5. Waar woont het? Een project voor het materiaal, een skill voor de stap die terugkomt, een geplande taak voor de start.

Zet je antwoorden in een korte, vaste vorm. Wij gebruiken deze:

Playbook: [naam]
Trigger: [wat het in gang zet]
Output: [wanneer het af is, en voor wie]
Stappen: 1. ... 2. ... 3. ...
Controlepunt: [welke stap, en wat je nakijkt]
Thuis: [project / skill / geplande taak]
Eigenaar: [wie het bijhoudt]

Draai het daarna drie keer met de hand. Moest je na een run iets rechtzetten? Verbeter dan de instructies die het fout lieten lopen. Hoef je drie runs na elkaar niets meer bij te sturen? Dan is het klaar voor de volgende trede.

Een voorbeeldje. Nadia van HR is per nieuwe collega een halve dag kwijt aan het welkomstpakket. Trigger: een getekend contract. Output: een welkomstmail, een planning voor de eerste week en een briefing voor de buddy. Stappen: het contract lezen voor functie, team en startdatum. De planningstemplate invullen. De mail en de buddybriefing opstellen. Controlepunt: zij leest alles na voor het vertrekt. Thuis: een project "Onboarding" met de templates en de toonrichtlijnen. Na drie runs met de hand maakt ze van het opstellen een skill. Een halve dag wordt twintig minuten, en die gaan vooral naar nalezen.

De ladder

Elk playbook klimt via dezelfde drie treden:

1. Losse aanpak. Je doet de stappen met de hand, in een chat, uit je hoofd. Zo begint elk playbook. Hier ontdek je wat de stappen echt zijn.
2. Opgeschreven. De instructies wonen in een project, de stap die terugkomt in een skill. Iedereen in het team kan het op dezelfde manier draaien. De output hangt niet meer af van wie er toevallig aan het toetsenbord zit.
3. Automatisch. Een geplande of door een event gestarte taak start het zonder jou. Jij krijgt de output en keurt de riskante stap goed.

Hoe ziet dat klimmen eruit? Neem Pieter en zijn Van inbox naar acties. In januari is het nog een chat die hij elke ochtend opent: "Hier zijn mijn ongelezen mails, sorteer ze." In februari zet hij zijn sorteerregels en zijn toon in een project, en de concepten worden beter. In maart maakt hij van het sorteren een skill, en laat hij die om 8 uur draaien met een geplande taak. In april komt er een event-trigger bij voor zijn twee grootste klanten. En onderweg? Hij leest nog altijd elk concept voor het vertrekt. Het playbook werd sneller. Het controlepunt bleef staan waar het stond.

Moet elk playbook naar de top? Zeker niet. Een strategienota per kwartaal zit prima op trede twee. Een dagelijkse inbox-triage schreeuwt om trede drie. Klim alleen zo hoog als de klus verdient, en hou het controlepunt op elke trede.

Valkuilen om te vermijden

• Te vroeg automatiseren. Een kapot playbook op een schema maakt gewoon sneller fouten. Bewijs eerst met de hand dat het werkt.
• Het controlepunt laten vallen. "Het klopt al weken" is precies hoe die ene foute mail vertrekt. Het controlepunt blijft.
• Een verouderd thuis. Oude templates en cijfers van vorig jaar in een project vergiftigen ongemerkt elke run. Verandert het playbook, kuis dan ook het project op.
• Playbooks over alles. "Regel mijn week" is geen playbook. Eén trigger, één output.
• Niemand is eigenaar. Elk gedeeld playbook heeft één persoon nodig die het bijwerkt als het proces verandert.
• Te veel stappen. Heeft een playbook tien stappen nodig? Dan zijn het er waarschijnlijk twee. Splits het waar de output van het ene de input van het volgende wordt.
• Geen feedbacklus. Zet je de output recht, verbeter dan ook de instructies. Anders verbeter je elke week hetzelfde.
• De dataregels vergeten. Les 1.4 geldt bij elke stap: wat mag je delen, met welke tool, op welk abonnement?

Je bent er: het hele traject in vogelvlucht

Je koos het juiste abonnement en vond je weg in ChatGPT. Je leerde het thinking level kiezen, het web checken, en ChatGPT de juiste context geven, terwijl je zijn memory eerlijk hield. Je leerde een prompt schrijven die werkt, en bijsturen als hij dat niet doet. Je hield lange chats scherp en verpakte je beste werk als skills. Lopend werk kreeg een thuis in projecten, hele taken gingen naar Work, en ChatGPT raakte gekoppeld aan de tools die je al gebruikt. Daarna bouwde je code met Codex, maakte je dingen die mensen kunnen bekijken, en zette je werk op een schema. Nu kan je dat allemaal aan elkaar rijgen.

Dat was het traject. De tools blijven veranderen. De gewoontes die je hier opbouwde, niet. Brief duidelijk, geef context, check het resultaat, en hou een mens waar het ertoe doet.

En nu? Begin een kleine bibliotheek. Eén playbook per maand is ruim genoeg. Deel de playbooks die werken met je team, als projecten en skills. Zo wordt het hele team sneller, niet alleen jij. En kom terug naar de lessen als er een functie verandert. Wij houden ze bij, zodat jij niet elke release note moet najagen.

Probeer het

Kies één klus uit je eigen week die past bij de vijf vragen hierboven. Schrijf het playbook op een half blad: trigger, output, stappen, controlepunt, thuis.

Draai het deze week met de hand. Volgende week opnieuw, met de verbeteringen erin. Houdt het drie keer stand? Geef het dan een project of een skill, en beslis of het een schema verdient. Je eerste playbook is het begin van een bibliotheek.

(Algemene oefening. Versies per rol en sector volgen zodra er accounts zijn.)