Tot nu toe zat jij in elke les zelf aan het stuur. Jij opent een chat, jij stelt de vraag, ChatGPT antwoordt. Zelfs Work wacht tot jij op start drukt. Deze les draait dat om.
Een scheduled task beschrijf je één keer, en daarna start je ze nooit meer zelf. Ze draait vanzelf, op het moment dat jij koos. Jij krijgt het resultaat: een briefing in je inbox, een seintje als er iets verandert, een conceptantwoord dat al klaarligt.
Zo wordt je assistent een routine. En het is eenvoudiger dan het klinkt.
Wat is een scheduled task eigenlijk?
Drie dingen, samen bewaard. Een prompt: wat moet er gebeuren? Een trigger: wanneer? En een bestemming: waar komt het resultaat terecht? In een chat, in een melding of in een mail. Triggers zijn er in vier soorten:
- Eenmalig. Draait één keer, op een moment dat jij kiest. "Morgen om 8 uur: herinner me aan wat ik gisteren in vergaderingen beloofd heb."
- Terugkerend. Draait op een vast ritme. "Elke maandag om 7.30 uur: een briefing over mijn week."
- Monitoren. Houdt iets in de gaten en meldt het als er iets relevants gebeurt. Is de eindvoorwaarde bereikt, dan stopt ze. "Volg de prijspagina van deze leverancier en zeg me wanneer er iets verandert."
- Gestart door een event. Komt in actie zodra er iets gebeurt in een gekoppelde app. Een nieuwe Gmail-mail, eventueel gefilterd op afzender of onderwerp. Een nieuw bericht in een Slack-kanaal. Of activiteit op een pull request in GitHub. Deze taken draaien in Work.
Waar vind je ze, en wat kost het?
Alles staat op de pagina Scheduled in de zijbalk. Je ziet er je actieve, gepauzeerde en afgewerkte taken, met hun recente runs. Wacht er een op jou, dan staat er een markering bij. Je kan een taak ook openen vanuit de chat waar ze bij hoort.
Abonnementen en limieten. Elk abonnement heeft scheduled tasks, maar niet even veel. Free en Go: 3 actieve taken. Plus: 5. Business en Edu: 10. Pro en Enterprise: 15. Op Free krijg je eenmalige taken of taken één keer per dag, in ruwe tijdsvensters. Een exact uur of een uurlijks schema? Daarvoor heb je een betalend abonnement nodig. Taken die starten op een event vragen Plus of hoger. Samen mogen ze hoogstens 30 keer per uur en 720 keer per dag draaien.
Elke run gaat van je gewone verbruikstegoed af. Een taak die elk uur Work laat draaien, verbruikt dus een pak meer dan een dagelijkse samenvatting. Kies het ritme dat je echt nodig hebt.
Draait je taak in de cloud of op je computer?
Belangrijke vraag. Het antwoord bepaalt of je taak doorgaat als je laptop dicht is.
- In de cloud. De meeste taken draaien in de cloud van ChatGPT. Ze gaan stipt af, of je computer nu aanstaat of niet. Taken die starten op een event draaien in Work, ook in de cloud.
- Op je computer. In de desktop-app kan een taak werken met een lokale map of een lokaal project. De regel van OpenAI is dan simpel: heeft een taak lokale bestanden nodig, hou je computer aan en de app open. Laptop dicht? Geen run.
Vuistregel: heeft de taak je lokale bestanden nodig, dan draait ze op je eigen machine, en die moet wakker zijn. Volstaan gekoppelde apps en het web? Laat haar dan in de cloud draaien.
Twee manieren om er een te maken
1. Vraag het gewoon in een chat. "Elke werkdag om 8 uur: check mijn agenda en ongelezen mails en geef me een dagplan van vijf lijntjes." ChatGPT bevestigt het schema en bewaart de taak. Sneller gaat het niet.
2. Via de pagina Scheduled. Klik op Schedule a task, typ je prompt en stel het schema in. Event-triggers maak en bewerk je op het web of in de mobiele app. De desktop-app toont ze wel, maar kan de trigger niet aanpassen. Open je een taak, dan zie je de Trigger, de Condition en de Prompt. Zo weet je precies wat ze gaat doen.
Werk je met een Slack-trigger? Voeg dan @ChatGPT toe aan elk kanaal dat de taak moet volgen. Voor Gmail koppel je eerst de app (les 4.5).
Eén gewoonte die je redt: draai het eerst één keer
Plan nooit een prompt in die je nog niet met de hand gedraaid hebt. Een taak die één keer fout is, is fout op elke maandag. Voor altijd. En niemand die het ziet.
Dus: schrijf de prompt en draai hem in een gewone chat of Work-taak. Kijk dan kritisch naar het resultaat. Te lang? Mist net dat ene waar het jou om gaat? Leest hij de verkeerde agenda? Verbeter de prompt, draai opnieuw, en zet hem pas dan op een schema. Lees daarna de eerste twee of drie runs na voor je het loslaat.
Een prompt die het alleen redt
In een gewone chat zit jij erbij om dingen recht te zetten. Bij een geplande taak niet. Die prompt moet het elke keer helemaal alleen doen. Gebruik het recept uit les 3.2 en voeg er vier dingen aan toe:
- Noem de bronnen. "Mijn Outlook-agenda en het Slack-kanaal #sales-team", niet "mijn spullen".
- Leg de periode vast. "Sinds de vorige run" of "de komende zeven dagen". Zo herhaalt hij zichzelf niet.
- Zeg wat hij doet als er niets is. "Is er niets nieuws, antwoord dan met één regel: niets nieuws." Anders krijg je een lang verhaal over niets.
- Leg de vorm vast. Elke keer dezelfde koppen en dezelfde lengte. Dan heb je het in tien seconden gelezen.
Pas wel op voor één valkuil: een taak die je in een project maakt, kan niet aan de bestanden die in dat project geüpload zijn. Heeft ze dat materiaal toch nodig? Zet de belangrijkste feiten dan in de prompt, of bewaar ze in een gekoppelde app.
Zo ziet een goede prompt eruit:
Elke maandag om 7.30 uur, op basis van mijn Outlook-agenda en inbox:
1. Zet de vergaderingen van deze week met externen op een rij, één regel per vergadering.
2. Zoek per vergadering de laatste mailthread op en zeg wat ik moet voorbereiden.
3. Som de mails op die al langer dan 3 dagen op mijn antwoord wachten.
Hoogstens 200 woorden, elke week dezelfde koppen.
Is een onderdeel leeg, schrijf dan "geen".
Goede eerste automatiseringen
Begin met taken die lezen en aan jou rapporteren. Die helpen je vanaf dag één, en ze kunnen je nooit voor schut zetten:
- Maandagbriefing. De vergaderingen, deadlines en open draadjes van je week.
- Dagelijkse inbox-triage. Wat vraagt vandaag een antwoord, wat kan wachten, wat is gewoon ter info?
- Concurrenten of prijzen volgen. Een monitortaak op een paar publieke pagina's.
- Seintje bij klantenmail. Een event-trigger op mail van één belangrijke afzender, met een samenvatting van twee lijntjes en een voorstel voor de volgende stap.
- Overzicht van pull requests. Voor technische teams: een samenvatting telkens er een PR opengaat in een repository van jou.
- Weekafsluiter. Wat is af, wat schoof op, wat komt eraan? Op basis van je agenda en je notities.
Een voorbeeldje. Tom beheert drie grote klanten. Hun mails verdwijnen geregeld tussen de nieuwsbrieven. Dus zet hij een taak op die start op een event. Komt er een nieuwe Gmail binnen van een van die drie domeinen, dan leest Work de mail, bekijkt de laatste thread met die klant, en stuurt Tom een pushmelding van twee lijntjes. Wat wil de klant? En wat is de logische volgende stap? Zelf antwoorden doet de taak nooit. De eerste week sleutelt Tom twee keer aan de prompt, want de samenvattingen zijn te lang. Daarna glipt er niets dringends meer door. Zonder één filterregel te schrijven.
Taken die in jouw naam versturen, posten of betalen, bewaar je voor later. En ben je zover? Zet dan goedkeuringen aan.
Je taken beheren en delen
Op de pagina Scheduled kan je elke taak aanpassen, pauzeren of verwijderen. Gooi je de chat weg waar een taak bij hoort, dan pauzeert die taak ook. En een taak die lang niet gebruikt wordt, kan vanzelf op pauze gaan.
Meldingen stel je in via Settings, Notifications: push, mail of allebei. Wil je pushmeldingen op je gsm? Maak de taak dan in de app.
Een actieve of gepauzeerde taak kan je delen met een link. Die link bevat een momentopname van de titel, de instructies, het schema en de tijdzone. Je chatgeschiedenis, memories, bestanden en app-logins zitten er niet in. Je collega zet de taak op met zijn eigen toegang. Een persoonlijke link opent iedereen die hem heeft, een workspace-link alleen je collega's. Lees de instructies dus na voor je deelt.
Hou de touwtjes in handen
Een taak die draait terwijl jij er niet bent, heeft stevigere vangrails nodig dan een chat:
- Een goedkeuring zet de taak op pauze. Moet jij een stap goedkeuren, dan wacht de taak tot je gekeken hebt. Dat is geen bug, dat is net de bedoeling. Zet riskante stappen erachter.
- Geef zo weinig toegang als het kan. Alleen de apps, mappen en kanalen die de taak echt nodig heeft.
- Wees op je hoede voor wat binnenkomt. Een taak die start op een event, leest mails en berichten van andere mensen. Daar staat de deur open voor prompt injection (les 4.4). Laat zo'n taak dus nooit versturen, betalen of delen zonder dat jij het nakijkt.
- Check de regels van je admin. Op Enterprise en Edu moeten admins taken die starten op een event eerst aanzetten. Op Business bepalen ze welke apps en acties mogen.
- Kijk ze af en toe na. Open Scheduled één keer per maand en stel je bij elke taak één vraag: lees ik dit nog? Zo niet, pauzeren.
Een blik vooruit: dots
OpenAI rolt dots uit. Dat zijn always-on agents met een eigen computer in de cloud. Ze werken door aan een doel, leren van je feedback en komen bij je terug in ChatGPT, Slack of Teams. Bij de lancering zitten ze in Pro en Business Premium (één inbegrepen), en als bèta in Enterprise. Je krijgt controles om specifieke acties toe te laten, eerst om goedkeuring te laten vragen, of te blokkeren. Voor de meeste lezers begint automatisering vandaag nog bij scheduled tasks. Dots laten zien waar het naartoe gaat. De gewoontes blijven dezelfde: smalle toegang, goedkeuring op riskante stappen, en een mens die de resultaten leest.
Probeer het
Schrijf de maandagbriefing van hierboven, aangepast aan je eigen tools. Draai ze eerst met de hand in een gewone chat, en zet recht wat niet klopt. Is het iets wat je echt zou willen lezen? Vraag dan: "Plan dit in, elke maandag om 7.30 uur."
Lees de eerste twee maandagen mee. Beslis dan: houden, bijsturen of pauzeren. Dat is het hele vak van automatiseren, in het klein.
(Algemene oefening. Versies per rol en sector volgen zodra er accounts zijn.)