Wat wist ChatGPT tot nu toe? Alleen wat jij het gaf. Een bericht, een upload, een project, een map op je desktop. Maar je echte werk zit elders. In je inbox, je agenda, je gedeelde schijf, je teamchat, je CRM. En wie sleept alles van daar naar ChatGPT? Tot nu toe: jij, met copy-paste.
Apps schrappen die stap. Koppel ChatGPT aan de tools die je al gebruikt. Dan kan het zelf dingen opzoeken en de laatste versie lezen. En als jij het toelaat, kan het er ook iets doen. Na deze les staat ChatGPT niet meer naast je werk. Het zit er middenin.
Wat is een app?
Een app koppelt ChatGPT aan een externe dienst. Google Drive, SharePoint, Outlook, Gmail, Slack, Notion, een CRM, en nog veel meer. Je vindt ze onder Apps in de zijbalk of de instellingen. Veel zitten ook in plugins (les 4.2), die apps bundelen met skills.
Wat kan ChatGPT met een gekoppelde app? Drie dingen:
- Zoeken en lezen. "Zoek de laatste versie van het Acme-voorstel in Drive en vat samen wat er veranderd is."
- Actuele info in je chat halen. De agenda van deze week, de mailthread van gisteren, de open deals.
- Iets doen, als jij het toelaat. Een mail opstellen en versturen, een document maken, een bericht posten, een record bijwerken.
Je kan ChatGPT zelf laten beslissen wanneer een app helpt. Of je roept er een op met een @mention of via het +-menu. In deep research en in Work (les 4.4) worden apps bronnen en tools voor de hele taak.
Er een koppelen
Dat is een werkje van een minuut:
- Open Apps, kies de app die je nodig hebt en klik op Connect.
- Log in bij die dienst met je eigen werkaccount. Keur de toegang goed die ze vraagt.
- Stel de permissies in (daarover straks meer).
- Test het in een chat: "Zoek in Drive..."
Werk je op Business? Dan zijn er twee dingen om te weten. Eén: je admin beslist welke apps je workspace überhaupt mag gebruiken. Ontbreekt er een, dan is dat een keuze, geen bug. Twee: sinds eind september kunnen admins sommige apps voor het hele team instellen. Zo werkt een gedeelde tool voor iedereen, zonder dat elke collega hem zelf moet koppelen.
Welke abonnementen? Apps bestaan op elk abonnement. Maar welke apps en acties je krijgt, hangt af van je abonnement, je regio en je workspace. Op Business staan veel apps standaard aan, en je admin kan dat aanpassen.
Waar kan een app aan?
Als je één ding onthoudt uit deze les, dan dit: een app werkt als jij. Ze logt in met jouw account en komt alleen aan wat die account al kan. Een map waar jij niet in mag? Blijft dicht. Een kanaal waar je niet in zit? Ook.
App-permissies geven geen nieuwe toegang. Ze bepalen alleen wat ChatGPT mag doen met de toegang die je al hebt.
Nog twee details. Een app ziet de context van de chat waarin je ze gebruikt, en waar relevant ook je memories. Omgekeerd kan ChatGPT nuttige dingen die het in een app las, bewaren in memory. De gewoontes uit les 1.4 gelden dus ook voor wat je in die chat zet. En training? Op Business wordt data uit apps standaard niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. Op persoonlijke abonnementen kan dat wel, als "Improve the model for everyone" aanstaat.
Kiezen wat elke app mag
Hoeveel mag ChatGPT doen zonder het jou eerst te vragen? Dat kies je per gekoppelde app. Er zijn vier standen:
- Always ask. ChatGPT vraagt het voor elke actie in de app. De veiligste keuze.
- Allow read actions. Zoeken en lezen mag vrij. Voor het iets verandert, vraagt het eerst.
- Allow low-risk actions. Kleine acties, zoals een concept maken, gaan gewoon door. Bij grotere checkt het nog bij jou.
- Allow all actions. Het doet dingen zonder te vragen. Die stand krijg je alleen bij sommige apps en accounts. Hou hem voor apps waar een fout zo goed als niets kost.
Kies de stand volgens wat er op het spel staat. Een publieke kennisbank lezen? Allow read actions. Mail, geld, klantgegevens, alles wat in jouw naam vertrekt? Always ask. Je kan de stand altijd nog aanpassen.
Apps goed gebruiken
Met een paar gewoontes werken apps beter, en veiliger:
- Koppel wat je gebruikt, niet alles. Wat een app teruggeeft, neemt plaats in het context window (les 4.1). En elke koppeling is een extra deur naar binnen.
- Zeg waar het moet zoeken. "In Slack, #sales-team, vorige week" geeft een beter antwoord dan "check eens wat mensen zeiden".
- Kijk wat het las. ChatGPT toont welke app en welk bestand of bericht het gebruikte. Doet het ertoe? Klik door.
- Lees voor je goedkeurt. Wil ChatGPT iets versturen, posten of aanpassen? Check de inhoud en de ontvanger. Wat vertrekt, is jouw verantwoordelijkheid.
Een voorbeeldje. Maandagochtend, koffie in de hand: "Zet met Outlook en mijn agenda de vergaderingen van deze week op een rij. Zoek bij elke vergadering de laatste mailthread erover en schrijf twee lijntjes over wat ik moet voorbereiden." Drie tools, één antwoord, geen copy-paste. En vraag je het om die samenvatting naar je manager te mailen? Dan vraagt het eerst.
Voor de technische lezer: eigen apps
De meeste mensen mogen dit stuk overslaan. Onder de motorkap gebruiken veel apps een open standaard: MCP (Model Context Protocol). Dezelfde die Claude en anderen gebruiken. Met developer mode kunnen technische gebruikers hun eigen MCP-app koppelen, bijvoorbeeld aan een intern systeem.
Ken wel de grenzen voor je begint. Het is een bèta, en het werkt alleen op het web. Volledige MCP, met schrijfacties, is er voor Business, Enterprise en Edu. Op Business kunnen alleen admins en owners het aanzetten. Pro kan apps bouwen met OpenAI's Apps SDK, maar krijgt geen volledige MCP. En OpenAI waarschuwt duidelijk: onbetrouwbare apps stellen je bloot aan prompt injection, content van buitenaf die ChatGPT instructies probeert te geven. Schrijfacties kunnen een bevestiging vragen. De riskantste kunnen geblokkeerd worden. En je organisatie moet de apps die ze koppelt zelf nakijken.
Dat was Deel 4
Je werkt nu met ChatGPT als een power user:
- Je houdt het context window licht en de memory juist (4.1).
- Je verpakt klussen die terugkomen als skills, geleverd in plugins (4.2).
- Lopend werk krijgt een thuis in een project (4.3).
- Hele taken geef je aan Work, op je eigen bestanden (4.4).
- Je koppelt ChatGPT aan je tools, met de juiste permissies (4.5).
En Deel 5? Dat gaat nog een stap verder. Codex om te bouwen en te coderen. ChatGPT op een schema, zodat werk gebeurt zonder dat jij het start. En kant-en-klare draaiboeken voor klussen die vaak terugkomen.
Probeer het
Uit welke tool kopieer je het meest? Je mail, je gedeelde schijf of je teamchat? Kies er één. Koppel hem, en zet de permissie om te beginnen op Always ask.
Stel dan een echte vraag waarvoor je die app nodig hebt: "Zoek in [app] wat we het laatst met [klant of collega] afgesproken hebben over [onderwerp], en vat het samen in drie lijntjes met links." Klik door naar de bron om te checken. Vertrouw je hoe het werkt? Beslis dan of die app een lossere stand verdient. Of net niet.
(Algemene oefening. Versies per rol en sector volgen zodra er accounts zijn.)